Розсилка розрахункових листів працівникам на e-mail з облікової системи

На багатьох підприємств досі існує практика видачі працівникам розрахункових листів у паперовому вигляді (так званих “корінців”). Це займає час бухгалтера, потребує друку, паперу та фізичної роздачі кожному працівнику.

Разом з тим, у сучасних умовах значно ефективніше автоматизувати цей процес. В системі “ISpro” реалізовано функціонал, який дозволяє формувати та надсилати розрахункові листи працівникам безпосередньо на їх електронну пошту. Це дає змогу суттєво зекономити час, зменшити витрати та спростити комунікацію з персоналом.

Тепер давайте розберемо, як налаштувати відправку Розрахункових листів та що для цього потрібно.

У системі “ISpro” відкрити Розрахункові листи працівників можна у модулі “Облік праці й заробітної плати” - “Картотека” - “Особові рахунки працівників”, стати на потрібного працівника і натиснути іконку “Розрахунковий лист” або за шляхом “Реєстр” - “Розрахунковий лист”.

Мал.1

Розрахунковий лист працівника містить інформацію про:

• нарахування;
• утримання;
• підсумкові результати розрахунків за поточний період;
• дані за попередні (архівні) періоди.

Мал.2

Окрім стандартного друку Розрахункових листів, система дозволяє виконати масову розсилку цих листів на e-mail працівників.

Для цього перед початком роботи необхідно внести електронні адреси працівників за шляхом “Облік праці й заробітної плати” - “Картотека” - “Особові рахунки”, відкрити картку працівника та перейти в “Загальні відомості” - “Адреси і телефони”. У полі “e-mail” вказати адресу електронної пошти працівника (латиницею).

Мал.3

 

Для розсилки необхідно мати окрему електронну адресу (наприклад, бухгалтерії), з якої будуть відправлятися листи.

Розглянемо на прикладі поштового сервісу Ukr.net:

1. Увійти в поштову скриньку 

2. Натиснути на кнопку в правому верхньому куті
3. Обрати розділ “Керування IMAP-доступом”

Мал.4

4. Увімкнути доступ по IMAP

Мал.5

5. Далі вказати ім’я програми та створити пароль для підключення (для ISpro)

Мал.6

Мал.7

6. Копіюємо створений автоматично пароль та зберігаємо собі для подальших налаштувань в “ISpro”

Далі виконуємо формування та відправку розрахункових листів

Спочатку в розділі “Особові рахунки працівників” відмічаємо потрібних співробітників вручну або через “Правка” - “Відмітити все” обираємо всіх.
Далі натискаємо “Звіт” - “Формування звіту”.

Якщо звіт відсутній, то зайти в “Реєстр” - “Налаштування меню звітів”, знайти звіт 162 “Розрахунковий лист (з розсилкою по e-mail)” та додати його у список (клавіша F5).

Мал.8

Перед відправкою потрібно вказати такі параметри:

• період формування;
• об’єднання записів (за потреби);
• включення/виключення нульових записів;
• врахування сумісників;
• додаткові види виплат;
• параметр “Експорт” (для вивантаження Розрахункових листів);
• Відправка по e-mail (обов’язково);
• Виводити протокол відправки (за потреби).

Мал.9

Налаштування параметрів відправки (одноразово)

У вікні “Параметри” заповнюються:

• Ім’я поштового сервера (наприклад: smtp.ukr.net);
• Логін поштового сервера (e-mail відправника);
• Пароль поштового сервера (пароль, який згенерований у пошті);
• Порт для передачі (зазвичай 465);
• Захищений порт (зазвичай 2525);
• Ім’я відправника (e-mail відправника);
• Адреса відправника (e-mail відправника);
• Тема листа (наприклад, “Розрахунковий лист”);
• Текст листа (наприклад “за Квітень 2026 р.”)

Мал.10

Ці налаштування зберігаються і повторно вводити їх не потрібно (за потреби змінити тему і текст листа)

Після натискання кнопки ОК система сформує розрахункові листи, автоматично відправить їх працівникам та сформує протокол відправки (за потребою).

Мал.11

Як правило, листи надходять протягом декількох хвилин.

Висновок

Використання функціоналу розсилки розрахункових листів в ISpro дозволяє:

• відмовитися від паперових “корінців”;
• скоротити витрати часу бухгалтера;
• автоматизувати рутинні процеси;
• забезпечити швидке та зручне інформування працівників.

Це простий у налаштуванні інструмент, який значно підвищує ефективність роботи бухгалтерії без додаткових витрат.

Якщо у Вас виникли будь-які запитання стосовно налаштувань розсилки електронних листів або Ви ще не знайомі з усіма можливостями автоматизації обліку в “ISpro” — замовляйте безкоштовну демонстрацію.

Наші спеціалісти покажуть, як усе працює на практиці, і допоможуть підібрати оптимальні рішення саме для вашого підприємства за контактними номерами телефону:

+380950364004
+380980364004
+380730364004

Автор: Рибалко Максим, провідний спеціаліст ISpro в ГК “Інтелектуальний сервіс".