Автоматична обробка документів в M.E.Doc спрощує та прискорює бізнес-процеси

У сучасному бізнес-середовищі, де швидкість та точність обробки документів є критично важливими для ефективної роботи компаній, автоматизація процесів стає необхідною умовою успішного ведення справ. Програма M.E.Doc, як потужний інструмент для електронного документообігу, пропонує рішення для автоматизації обробки документів, що значно спрощує та прискорює бізнес-процеси компанії.

В кейсі розглянемо: 

• як автоматизувати процес імпорту документів створених в інших бухгалтерських чи облікових системах; 
• як автоматизувати процес відправки електронних документів контрагентам ;
• як налаштувати автоматичне зберігання документів з підписами на диск після погодження їх контрагентами. 

Визначимо основні переваги цього підходу та покажемо, як це рішення може підвищити ефективність документообігу, зменшити ризики помилок та забезпечити надійне зберігання і передачу даних.

Налаштування автоматичної обробки документів в M.E.Doc відбувається в розділі “Первинні документи” - “Автоматична обробка документів”. (Мал.1)

(Мал.1)

Крок №1
В розділі “Загальні налаштування” вкажіть періодичність роботи автоматичної обробки. (Мал.2)

(Мал.2)

Крок №2
В розділі “Імпорт документів з диску” вкажіть каталог, з якого автообробник буде імпортувати вивантажені документи з вашої облікової системи, попередньо включивши цю функцію галочкою зліва. (Мал.3)

(Мал.3)

Крок №3
В розділі “Відправка первинних документів автообробником контрагенту” вкажіть період за який відправлятимуться документи. (Мал.4 п.1) Виберіть тип документу: рахунок, акт, видаткова накладна, тощо (Мал.4 п.2) За потреби, виберіть групу контрагентів, яким будуть відправлятись документи. (Мал.4 п.3) Виберіть з яким статусом здійснювати автоматичну відпраку документів. (Мал.4 п.4)

(Мал.4)

Поставте галочку на “Автоматичний експорт документів після отримання відповіді від контрагента” (Мал.5 п.1) Виберіть каталог в який будуть зберігатись документи після набуття фінального статусу документу. (Мал.5 п.2) Виберіть формат збереженого документа, наприклад - PDF документ з підписами. (Мал.5 п.3)

(Мал.5)

Після виконання всіх налаштувань, натисніть “Запустити автоматичну обробку” (Мал.6) та введіть паролі секретних ключів усіх підписантів, що використовуються в автоматичній обробці. Вимкнути автообробник можна кнопкою “Зупинити автоматичну обробку”, що з’явиться на тому ж місці де була кнопка запуску.
(Мал.6)

Ключові переваги використання автообробника документів в M.E.Doc:

• Підвищення продуктивності - Автоматизовані процеси знизять ручну працю, що дозволить співробітникам приділяти більше часу основним бізнес-задачам.
• Зниження ризиків помилок - Автоматизація обробки документів значно зменшить кількість людських помилок, що сприятиме підвищенню точності та надійності даних.
• Оптимізація робочих процесів - Завдяки автоматизації, робочі процеси стануть більш впорядкованими та прозорими, що підвищить загальну ефективність роботи.
• Надійне зберігання даних - Автообробник дає можливість автоматично зберігати документи з підписами, які в разі перевірки можна надати замість паперових документів.
• Економія часу та ресурсів - Автоматична обробка документів дозволяє швидше обробляти великі обсяги інформації, що сприяє економії часу та зменшенню витрат.

В кейсі був розглянутий лише один з багатьох прикладів використання автоматичної обробки документів. За допомогою у налаштуванні автообробника, звертайтесь до нас на лінію консультації за телефонами:

+380950364004 vodafone; +380980364004 kyivstar; +380730364004 lifecell 

Автор: Кириченко Назар, провідний спеціаліст ГК “Інтелектуальний сервіс”