"Перший підпис отримувача" — нова реальність у M.E.Doc

Уявіть, що тепер не обов’язково підписувати документ першим — нова функція в M.E.Doc дозволяє надсилати файли контрагентам для першого підпису. Це швидше, простіше та ідеально вписується в сучасні бізнес-процеси.

---

Коли варто скористатися цією функцією?

• Якщо контрагент ініціює співпрацю (наприклад, під час участі в тендерах або погодженні заявок).
• Під час масового надсилання документів — для дистриб’юторів, франчайзі чи корпоративних клієнтів.
• Щоб прискорити погодження — менше бюрократії, більше ефективності.
   

Це рішення буде особливо корисним для:

• Відділів продажу та закупівель
• Компаній із великим обсягом вхідних і вихідних документів
• Бізнесів, які працюють за типовими договорами чи стандартними умовами постачання

---

Як це працює?

Наприклад.
До вас звернувся клієнт із запитом на отримання послуги. Потрібно підготувати договір і передати його для підпису. Оскільки ініціатором є контрагент, ви можете надіслати йому документ для першого підпису.

1. Створіть та заповніть первинний документ, який не підлягає суворій звітності (рахунок, акт, договір, видаткова накладна). У нашому випадку — це договір.

2. Перейдіть у розділ Наступні дії та виберіть Відправити на перший підпис контрагенту.

Мал.1
 

2. Підготуйте документ до відправлення.
Зверніть увагу: ви не підписуєте документ, а лише шифруєте його для передачі контрагенту.

Мал.2
 

3. Після відправки документ отримає статус Відправлено на перший підпис контрагенту.

Мал.3
 

4. Контрагент, отримавши повідомлення, бачить договір зі статусом Отримано на перший підпис.

Мал.4
 

5. Він може погодити або відхилити документ. Якщо зацікавлений в угоді, погоджує її своїм електронним підписом та надсилає у відповідь.

Мал.5
 

6. Документ набуває статусу Очікує підпису контрагента у вашому реєстрі.

Мал.6
 

7. Ви отримуєте повідомлення, відкриваєте документ зі статусом Підписано контрагентом, затверджуєте зі свого боку.

Мал.7

Документ набуває статусу "Затверджено контрагентом".

Цикл документообігу завершений, а угода набуває юридичної сили.

 

---

M.E.Doc — ще більше контролю та зручності у ваших руках

Скористайтеся перевагами нової функції вже сьогодні — автоматизуйте взаємодію з партнерами, працюйте швидше й ефективніше.
Менше кроків — більше результату.

Автор: Вавілов Володимир, провідний фахівець ГК "Інтелектуальний сервіс"