Як M.E.Doc вирішив проблему необроблених документів: Unitdata у дії

Раніше програма M.E.Doc могла відправляти первинні документи лише за наявності сертифіката шифрування контрагента, що зберігався на сервісі API M.E.Doc. У випадках, коли контрагенти не використовували програмні продукти, інтегровані з платформою ПТАХ, документи залишалися необробленими. Це створювало ризики для діловодства та документообігу.

Рішення: Система Unitdata

З метою усунення вказаної проблеми було розроблено систему Unitdata - базу даних, що містить інформацію про клієнтів та їхню активність. Ця система дозволяє оцінювати, чи є контрагент користувачем програмного забезпечення, інтегрованого з платформою ПТАХ.

Як працює Unitdata

Unitdata визначає статус контрагента на основі двох параметрів:

1. Наявність ліцензії хоча б на один продукт з екосистеми (M.E.Doc, SOTA Enterprise, SOTA Lite, Fredo, API ПТАХ, FlyDoc).
2. Приймання пошти за останній місяць у будь-якому з продуктів.

Винятками є рішення, які не взаємодіють із платформою ПТАХ (наприклад, Cashalot, Сота Каса, SOTA CRS, SAF-T).

Якщо хоча б один із параметрів є позитивним, Unitdata повертає значення «true» - контрагент активний.

Алгоритм відправки документів:

1. Контрагент активний, має сертифікат - документ надсилається звичайним способом.

2. Контрагент активний, сертифікат відсутній - програма повідомляє про неможливість завантажити сертифікат, пропонуючи надіслати посилання на документ.

(Мал. 1)

3. Контрагент неактивний - документ не надсилається напряму.

(Мал. 2)

Замість цього користувачеві пропонується форма для введення email-адрес та можливість надіслати посилання.

(Мал. 3)

Механізми відправки

Відправка може здійснюватися як масово (з реєстру або панелі інструментів), так і індивідуально (з відкритого документа). Для обох випадків система визначає статус контрагента за допомогою Unitdata.

При відправці посилання користувач може:

• ввести email вручну;
• зберегти адресу у довіднику;
• активувати опцію автоматичної відправки посилань для всіх/вибраних контрагентів.

Автоматизація процесу

Система підтримує автоматичну відправку посилань на документи для контрагентів, які не мають сертифікатів, але мають активовану відповідну опцію у картці контрагента.

(Мал. 4)

Якщо така опція не увімкнена, документ не буде відправлений, а журнал автообробки зафіксує відповідний запис.

Висновок

Впровадження Unitdata та нової логіки відправки документів дозволило підвищити ефективність електронного документообігу, зменшити кількість необроблених документів та забезпечити зручну комунікацію навіть із тими контрагентами, які не є користувачами M.E.Doc рішень.

Якщо у вас залишилися питання, звертайтеся на нашу лінію консультацій за номерами:

• Vodafone: +380950364004
• Kyivstar: +380980364004
• Lifecell: +380730364004

Завжди раді вам допомогти!

Авторка: Ярошина Яна, провідна спеціалістка ГК «Інтелектуальний сервіс»